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关于我市电子文件归档和电子档案管理情况的调研报告(书面)
作者:    来源:上饶市人大常委会    日期:2017-04-24 18:19

——2017年4月24日在市四届人大常委会第四次会议上

市人大常委会调研组


主任、各位副主任、秘书长,各位委员:

伴随信息技术的广泛应用而产生的电子文件和电子档案,是重要的信息资源和珍贵财富。其不仅缩短了档案从接收到提供利用的流程,而且使档案流程管理扩展到电子文件生成、移交、储存及利用的各个阶段,从而实现资源共享,提高档案利用效率。为此,市人大常委会将听取审议市政府关于电子文件归档和电子档案管理情况的专项报告列入2017年常委会的工作要点。为提高会议审议质量,市人大常委会教科文卫工委专门组织部分市人大代表对我市电子文件归档和电子档案管理的情况进行了专题调研。调研组听取了市政府关于电子文件归档和电子档案管理情况的汇报,开展了由市档案局、市电子政务办、市财政局、大数据研究院等有关单位负责人参加的座谈会;调研组还赴上饶市政府办公厅、市中级人民法院、市发改委、市国土局和德兴市进行调研座谈和现场察看。通过周密细致的调研,调研组对我市电子文件归档和电子档案管理工作有了基本了解。现将有关调研情况报告如下:

一、 基本情况

(一)组织领导不断加强。近年来,市委常委会、市政府常务会议多次研究档案工作,市委办公厅、市政府办公厅印发了《关于进一步加强和改进新形势下全市档案工作的实施意见》(饶办发〔2015〕19号),为我市档案事业科学发展打下坚实的基础。市档案局增设信息技术科,负责全市档案信息化工作。市中级人民法院把档案数字化工作列入了长远发展和年度工作计划之中,明确了主管部门和管理人员责任,形成了院长负总责、各部门齐抓共管的良好局面。德兴市委、市政府将档案工作列入全市年度科学发展综合考评。

(二)硬件设施不断完善。自2015年起,市财政连续二年共拨付200万元用于我市数字档案馆建设,重点是对馆藏纸质档案的数字化转换,以及对形成数据的存储、备份和利用。现已完成馆藏110个全宗文件级目录近80万条,馆藏市委办公厅、市政府办公厅、市委组织部、市委宣传部等24个全宗近20万件纸质档案的数字化转换工作,共形成档案图像数据279万画幅、9130GB,并实现目录挂接。部分市直单位为电子档案的管理提供了较好的设施保障。市国土局成立市国土资源档案管理信息中心,配备专职档案管理人员8名。专门设置不动产档案库房,面积达270米,配备档案密集架58个。

(三)软件建设不断提升。目前,全市13个综合馆全部联通江西省档案业务纵向网,顺利登录区域平台。市电子政务办建设并推广了全市OA网上行政办公系统,市政府办等一批单位已全面实现了网上行政办公,为推进电子文件归档和电子档案管理工作奠定了坚实的基础。各县(市、区)档案局业务骨干均参加区域平台岗位人员培训,基本掌握区域平台的操作和管理。同时,建立了照片和音、视频档案数据库。接收上饶至武夷山高速公路新建项目电子档案1套,接收上饶风光、城市记忆摄影作品7.6G。依据《上饶30年大事记》、上饶记忆网、上饶通等门户网站,甄别了100多张城区老照片的所属年代和拍摄地点,形成电子档案88件,填补了我市“城市记忆”声像档案资料的空白。

二、存在的问题和困难

我市电子文件归档和电子档案管理工作取得成绩的同时,必须正视存在的问题,有的问题还比较突出。

(一)发展条件比较薄弱。我市数字档案馆建设刚刚起步,数字档案综合管理平台建设尚处在方案制定和专家评审阶段,尚未形成规范统一的管理制度。市档案馆目前仅完成馆藏存量纸质档案40%的数字化转换工作,未来档案数字化转换工作任务依然较重;目前仅有7%左右的市直单位开展了室藏档案数字化转换工作,绝大部分单位尚未开展,离饶办发[2015]19号文件提出的“增量档案电子化”以及“到2020年前实现数字档案与实体档案同步移交”的目标相去甚远;新形成的电子文件归档工作缺乏统一的规范和标准,给档案资源的安全性和完整性带来隐患。

(二)档案管理不够到位。我市多数单位没有制定电子文件管理规章制度,没有专人负责电子文件的收集和归档,电子文件处于自生自灭的状态;各单位对电子档案管理是各行其是,管理水平参差不齐,我市绝大部分单位电子档案信息库互相隔绝,形成“信息孤岛”,电子档案信息资源得不到充分利用。

(三)基础保障不够给力。大部分县市区及市直单位未将档案信息化工作经费列入预算,都存在不同程度的资金短缺问题。自2015年开始,省财政对县级国家综合档案馆纸质档案的数字化转换工作给予经费扶持,全市仅有德兴市、婺源县、鄱阳县、信州区等当地财政分别在省扶持资金的基础上以1:1配套;从事档案管理的一线工作人员特殊岗位津贴尚未落实到位;专业技术人才匮乏,且队伍不稳定,电子档案管理人员的业务水平急需加强。

三、意见和建议

要实现电子文件归档和电子档案管理的“存量数字化、增量电子化、利用网络化”的目标。根据调研情况,提出如下建议。

(一) 统一思想,提高认识,加强组织领导。

一是要提高档案信息化管理意识。要加大宣传,转变重现实轻历史、重建设轻利用的思想观念,充分认识电子档案的历史价值,提高档案信息化管理意识,增强做好档案信息化工作的紧迫感与使命感。

二是要建立协同推进机制。建立由市政府办牵头、市档案行政管理部门主管、有关单位和部门协调配合的管理机构体系,形成齐抓共管的工作局面。各单位要落实分管领导,明确工作人员,做好电子文件归档和电子档案管理、移交工作。全市各部门各单位要将档案信息化工作纳入议事日程,纳入各级党委政府的目标责任制考核范围。

(二)建立平台,规范标准,实现有序推进。

一是加快建成数字档案综合管理平台。数字档案综合管理平台建成后将加快“增量档案电子化”进程。政府投资建设“全市电子档案接收、管理平台”,统一电子文件的技术标准,规范电子公文的归档格式,实现电子文件元数据的无缝归档迁移;要加快推进全市网上办公系统和网上行政审批系统工作的步伐,市直各部门要无偿提供本单位业务系统档案归档的数据接口,要通过数字档案综合平台,打破“信息割据”的局面,实现由原来的长期分散保管到集中统一管理,实现电子文件以统一的标准归档迁移和档案信息的资源共建共享。

二是建立健全管理制度与标准。按照国家有关政策、规范标准,制订电子档案管理业务操作规程,实现统一标准,规范管理,减少各单位因分散投资,重复软件设计而造成的人力物力浪费,保证电子档案的真实性、完整性、可靠性和可用性。要按照“双套制”档案管理模式要求,对归档电子文件,应同时生成纸质文件进行归档整理;对没有原生电子文件的纸质归档文件应进行数字化转换,保存其数字化副本。

三是加快推进存量档案数字化工作。各单位、各部门都要切实制定本单位、本部门的档案信息化规划,排出档案数字化“时间表”, 加快推进馆藏、室藏(存量)档案数字化工作。要建设数字档案管理应用平台和民生档案远程利用共享平台,与政府公开信息对接,与电子政务对接,与智慧城市工程对接,积极推进档案信息资源共享,逐步用数字化档案副本代替原件提供利用,实现全市开放数字档案和民生档案一站式查阅利用,努力使档案公共服务惠及广大人民群众。

(三)加大投入,培养人才,提供保障支撑。

一是落实资金保障。要进一步贯彻落实《关于进一步加强和改进新形势下全市档案工作的实施意见》(饶办发〔2015〕19号)文件,要将档案信息化工作经费列入同级财政预算,并根据档案事业发展逐年增加;要落实有关从事档案管理的一线工作人员特殊岗位津贴(饶办发〔2015〕19号第14条有明确规定),保持档案队伍稳定。

二是加强人才建设。要注重培养和配备既懂计算机技术又熟悉档案管理业务的专业人才,将电子文件管理知识和技能纳入公务员岗前培训和在职培训范围,开展全员电子文件管理培训;为市档案主管部门适当增加人员编制,配备专业人员,确保人才支撑。

电子档案与纸质档案相比,既有查找利用方便快捷、查全率和查准率高、载体存储信息量大等优点,也有信息易更改和易丢失、信息载体脆弱和不稳定等风险。在推进我市电子文件归档和电子档案管理工作过程中,要建立健全人防、物防、技防三位一体的信息安全防范体系,弥补其不足,更要充分利用电子档案的长处,提高办事效率,促进社会经济发展。

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