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关于我市电子文件归档和电子档案 管理情况的专项报告
作者:    来源:上饶市人大常委会    日期:2017-04-24 18:23

——2017424日在市四届人大常委会第四次会议上

上饶市人民政府

 

主任、各位副主任、秘书长,各位委员:

    近年来,在市委的正确领导和市人大的有力监督下,在各有关部门和单位的共同努力下,我市电子文件归档和电子档案管理工作进行了各种有益的探索,经历了从无到有、从试点到推广、从专业部门到各立档单位的历程,各方面工作均取得了长足的进步,得到了省档案行政主管部门的多次表扬,数字档案馆和全省档案业务纵向网建设工作两次在全省档案信息化工作会上作典型发言。

一、基本情况

(一)组织领导得到进一步加强。近年来,市委、市政府常务会议多次专题研究档案工作。2014以来年,我市国家档案馆、数字档案馆建设多次写进了政府工作报告;2015年,市委办公厅、市政府办公厅印发了《关于进一步加强和改进新形势下全市档案工作的实施意见》(饶办发〔201519号),为推动我市档案事业科学发展打下坚实的基础。市政府分管档案工作的副市长每年到市档案局开展专题调研一次以上;市档案局增设了信息技术科,负责指导全市档案信息化工作。德兴市委、市政府将档案工作列入全市年度科学发展综合考评。市检察院、中级人民法院、国土资源局建设局把档案信息化工作列入了长远发展和年度工作计划之中,并明确了主管部门和管理人员责任,形成了单位一把手负总责、各部门齐抓共管的良好局面。

 (二)投入不断加大,设施不断完善。数字档案馆是档案信息化建设的核心。2014年底,市政府批准了市数字档案馆建设方案,决定用四年的时间,投资419万元用于市数字档案馆建设。2015年起,市财政每年投入资金100万元,已完成投资200万元,对2017年度的100万元项目建设资金也已作出了安排。德兴市、婺源县、鄱阳县、信州区等地财政对获省财政支持的县级国家综合档案馆纸质档案的数字化项目分别提供1:1的资金配套。部分市直单位为电子档案的管理提供了较好的设施保障。比如:市国土资源局成立了国土资源档案管理信息中心,专门设置不动产档案库房,面积达270米,配备档案密集架58个;市城建档案馆今年投资近百万元,添置图纸扫描仪等档案数字化设备。

(三)档案数字化工作稳步推进。市档案馆积极实施数字档案馆建设工程,开展馆藏纸质档案的数字化转换,以及对形成数据的存储、备份和利用。到目前止,已完成馆藏110个全宗文件级目录近80万条,馆藏市委、市政府、市委组织部、市委宣传部、市人力资源与社会保障局等24个全宗近20万件纸质档案的数字化转换工作,共形成档案图像数据279万画幅、9130GB,馆藏档案数字化率达44%,并全部实现目录挂接。建设了数字档案馆机房,添置了数字档案馆建设的相关设施设备。全市有9个县级数字档案馆建设获得了省财政资金的支持,其中德兴、万年、鄱阳、信州区档案馆已经全面开始馆藏档案 数字化扫描工作。市法院、检察院、公安局、国土资源局、房管局等单位均已开始对室藏档案进行数字化扫描。

(四)基础条件逐步完善市电子政务办建设并推广了全市OA网上行政办公系统,市政府办等一批单位已全面实现了网上办公,为推进电子文件归档和电子档案管理工作奠定了坚实的基础。全市13个综合档案馆全部联通江西省档案业务纵向网,并顺利登录区域平台。各县(市、区)档案局业务骨干均参加数字档案馆建设和档案区域平台岗位人员培训,熟悉掌握区域平台的操作和管理,提升服务水平。

(五)照片和音、视频电子档案数据库起步建设市档案馆接收了上饶至武夷山高速公路等一批重点建设项目和上饶非物质文化遗产、上饶统计年鉴等电子档案,接收了2015得尔乐杯中式台球世界邀请赛、2015环鄱阳湖国际自行车大赛、2016茶马古道中俄蒙市长峰会、2016上菱杯国际斯诺克世锦赛等重大活动档案电子档案光盘10 张,上饶风光、城市记忆摄影作品7.6G。依据《上饶30年大事记》、上饶记忆网、上饶通等门户网站,甄别了100多张城区老照片的所属年代和拍摄地点,形成电子档案88件,填补了我市“城市记忆”电子档案资料的空白。

二、存在的问题和困难

(一)对电子档案的认识普遍不足,管理不够到位。我市大部分单位领导没有认识到电子档案同传统纸质档案同样重要,没有将电子文件归档和电子档案管理纳入本单位本部门的信息化规划,没有制定电子文件管理规章制度,没有专人负责电子文件的收集和归档,大量电子公文被暂存于文件起草者的计算机中,处于自生自灭的状态;各单位对电子档案管理各行其是,管理水平参差不齐,大量电子邮件由收件人、发件人自行处置,大量数据文件在更新中丢失了原始记录,大量数码照片、音视频文件散存于各处,工作人员可以随意更改、删除、拷贝单位的电子文件。相当一部分单位电子档案信息库互相隔绝,形成“信息孤岛”,电子档案信息资源得不到充分利用。

(二)档案信息化刚刚起步,电子档案管理条件比较薄弱。我市电子文件归档和电子档案管理工作仍处于初级阶段,数字档案馆建设刚刚起步,数字档案综合管理平台建设尚处在方案制定和专家评审阶段,缺乏电子档案接收、移交和管理的支撑平台,尚未形成规范统一的管理制度;新形成的电子文件归档工作缺乏统一的规范和标准;由于电子档案的特殊性,管理渠道不畅通,档案部门无法依靠原有的、对纸质档案的监管渠道和手段管理电子档案;市档案馆目前仅完成馆藏存量纸质档案40%的数字化转换工作,未来档案数字化转换工作任务依然较重;市直目前仅有7%左右的单位开展了室藏档案数字化转换工作,绝大部分单位尚未开展,离饶办发[2015]19号文件提出的“增量档案电子化”以及“到2020年前实现数字档案与实体档案同步移交”的目标相去甚远;

(三)经费保障不够,专业人才匮缺。大部分县市区及市直单位未将档案信息化工作经费列入预算,都存在不同程度的资金短缺问题。自2015年开始,省财政对县级国家综合档案馆纸质档案的数字化转换工作给予经费扶持,全市仅有德兴市、婺源县、鄱阳县、信州区等当地财政在省扶持资金的基础上安排了配套资金,其他没有配套资金的地方可能致使数字档案馆项目成为半拉子工程,不能全面发挥数字档案馆的作用;市档案局信息技术科只有一名工作人员,各县(市、区)档案部门和市、县直单位大部分都缺乏专业技术人才,电子档案管理人员的业务水平急需提高;从事档案管理的一线工作人员特殊岗位津贴尚未落实到位,影响了档案工作人员队伍的稳定。

(四)电子文件和电子档案的安全堪忧。许多单位由于电子文件管理措施不力,电子文件保管条件不足,常常造成电子档案和重要信息的损毁和遗失,给档案资源的安全性和完整性带来隐患;工作人员可以随意查阅、拷贝电子文件并擅自带出单位,可能造成国家机密的泄露,严重威胁国家安全和利益。

三、下一步工作的打算

档案信息化工作的目标是要实现“存量数字化、增量电子化、利用网络化”。我市要适应大数据时代的要求,必须把握机遇、审时度势,加强电子文件归档和电子档案管理,大力推进档案信息化建设。

(一)加强领导,提高认识,实行高位推动

1)努力提高对档案信息化工作的认识。档案信息化是未来发展趋势,电子文件归档和电子档案管理工作更是一项系统工程,涉及部门多、保障要求高,必须要提高认识、加强领导。要加大宣传力度,采取政策引导,让各级领导和社会各界充分认识电子档案的历史价值,增强做好档案信息化工作的紧迫感与使命感,提高档案信息化尤其是电子文件归档和电子档案管理的水平。

2)完善工作机制,切实加强领导。建立由市政府领导、市档案行政管理部门主管、有关单位和部门协调配合的管理机制体系,形成齐抓共管的工作局面。各单位要落实分管领导,明确工作人员,按照国家档案局、江西省档案局《电子文件管理暂行办法》和《电子档案移交和接收办法》做好电子文件归档和电子档案管理、移交工作。各单位要将电子文件与纸质文件材料的归档工作同布置、同落实、同检查;市档案行政主管部门在做好业务指导的同时,要不定期地开展电子文件归档和电子档案管理督查。

3)建立考核评价和责任追究体系。全市各部门各单位要将档案信息化工作纳入议事日程,纳入各级党委政府的目标责任制考核范围;要建立档案信息化工作问责制度,对造成电子文件和电子档案管理出现问题的有关人员追究相应的责任。要对《关于进一步加强和改进新形势下全市档案工作的实施意见》(饶办发〔201519号)贯彻落实情况进行督查。

(二)注重顶层设计,规范标准,积极有序推进

一是加快建成我市数字档案综合管理平台,实现“增量档案电子化”。依托市政务云平台,由政府投资建设“上饶市数字档案归档、移交、管理、利用综合平台”,实现电子文件在线接收、归档;按照国家有关政策、规范和标准,制订电子档案管理业务操作规程,统一电子文件的技术标准,规范电子公文的归档格式,实现电子文件元数据的无缝归档迁移;要加快推进全市网上办公系统和网上行政审批系统工作的步伐,市直各部门要无偿提供本单位本部门业务系统档案归档的数据接口,打破“信息割据”的局面,实现电子文件和政府信息的资源共享;要加强协调和统一管理,减少各单位因分散投资,重复建设而造成的人力物力浪费;要按照“双套制”档案管理要求,对归档电子文件同时生成纸质文件,对没有原生电子文件的纸质归档文件应进行数字化转换,保存其数字化副本。

二是加快推进馆藏、室藏(存量)档案数字化工作,实现“存量档案数字化”。2020年前,要全面完成各级国家综合档案馆馆藏档案的数字化转换工作;要把涉及民生、涉及社会稳定的专业档案作为档案数字化工作重点,作为优先顺序,先易后难,将承担社会管理、公共安全、重要涉民单位如社保、医保、民政、公积金、土地承包、山林场承包、房产、土地、城建等职能单位室藏档案先行数字化,逐步建设覆盖全市各部门的“云档案”信息工程;各单位、各部门都要切实制定本单位、本部门的档案数字化规划,排出“时间表”,政府要制定出台有力措施,确保饶办发[2015]19号文件提出的“增量档案电子化”以及“到2020年前实现数字档案与实体档案同步(双套制)移交”工作目标的实现。

三是注重档案信息化成果的开发和利用,实现“档案利用网络化”。各级政府要把档案信息化工作作为当地“数字城市”、“智慧城市”工程和“信息惠民”工程的有机组成部分,统一规划,统一建设,统一管理;建立研究、开发、利用机制,让档案信息化成果服务经济社会;各级档案行政管理部门要依托民生档案远程利用共享平台,与政府公开信息对接,与电子政务(网上行政办公、行政审批)系统对接,与智慧城市工程对接,积极推进档案信息资源共享,实现全市开放数字档案和民生档案一站式查阅利用,努力使档案公共服务惠及广大人民群众。

(三)注重人才培养,加大投入力度,提供基础保障

首先是落实资金保障。要进一步贯彻落实《关于进一步加强和改进新形势下全市档案工作的实施意见》(饶办发〔201519号)文件,要将档案信息化工作经费列入同级财政预算,并根据档案事业发展逐年增加;各单位每年都要安排落实档案信息化建设所需的工作经费,配备相应的设施设备,确保工作正常开展;要落实有关从事档案管理的一线工作人员特殊岗位津贴政策,保持档案工作队伍人员稳定。其次是注重人才支撑。要注重培养和配备既懂计算机技术又熟悉档案管理业务的专业人才,将电子文件管理知识和技能纳入公务员岗前培训和在职培训范围,开展全员电子文件管理培训;为市档案主管部门适当增加人员编制,配备专业人员,确保人才支撑。

附:江西省各设区市档案局人员编制数一览表

 

南昌

景德镇

宜春

九江

抚州

赣州

新余

鹰潭

萍乡

吉安

上饶

编制

33

22

20

19

19

18

16

16

16

16

14

 

(四)采取有效措施,确保信息安全

各地各部门要建立完善的数字档案管理和安全保密制度,建立健全人防、物防、技防三位一体的信息安全防范体系,及时发现和排除各种安全隐患,堵塞漏洞。县以上各级国家综合档案馆要对同级党政机关、企事业单位和社会组织的重要电子档案实行异地异质备份保管,确保党和国家重要档案的绝对安全。

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